안녕하세요, 문서이관 전문업체 일사천리시스템입니다.

문서이관은 단순히 박스를 옮기는 작업이 아닙니다.

기업의 계약서, 인사서류, 회계 장부, 의료차트, 공공기관 공문서와 같은 서류들은 분류 체계가 무너지면 찾기가 불가능해집니다. 게다가 개인정보가 담긴 보안문서는 이관 과정에서의 유출 리스크도 관리해야 합니다.

이 글에서는 문서이관을 앞두고 담당자가 반드시 알아야 할 사항과, 일사천리시스템의 문서이관 방식을 안내해 드립니다.

문서이관 전 반드시 정리해야 할 것들

1. 이관 문서와 폐기 문서 구분

이관 작업 전에 보존기한이 지난 문서를 먼저 정리해야 합니다. 폐기 대상 문서가 이관 문서와 섞이면 작업이 복잡해지고 비용도 늘어납니다. 폐기 문서는 이관과 동시에 보안 파쇄로 처리할 수 있습니다.

2. 박스 수량 파악

문서이관 비용과 작업 계획은 박스 수량을 기준으로 산정됩니다. 라면박스 규격 기준으로 60박스가 약 1톤에 해당합니다. 사전에 대략적인 박스 수량을 파악해두면 견적 과정이 빨라집니다.

3. 보안 수준 확인

개인정보,영업비밀,의료정보가 포함된 문서는 일반 이관과 다른 처리 절차가 필요합니다. 작업자 대상 보안 협약서 작성, 봉인,라벨링 처리, 이관 후 수량 검수가 포함됩니다.

문서이관 비용 – 박스 수량 기준

문서이관 비용은 박스 수량과 톤수 기준으로 산정됩니다. 라면박스 규격 기준으로 300박스가 약 5톤입니다.

박스 수량	톤수	5톤 차량	문서이관 비용
60박스 이하	1톤	0.2대	약 40만 원
300박스 이하	5톤	1대	약 120만 원
1,000박스 이하	16톤	3대	약 320만 원
3,000박스 이하	48톤	10대	약 960만 원
3,000박스 초과	별도 확인	별도 확인	방문 견적 후 협의

※ 라면박스 기준 / 모빌랙 분해,설치, 봉인,라벨링 작업 추가 시 별도 비용

모빌랙 등 문서 선반의 분해,설치가 포함되거나 보안 라벨링 작업이 필요한 경우 기본 비용에 항목별 단가가 추가됩니다.

문서 포장 방법 -상황별 선택

포장 방법	특징	적합한 상황
바구니 포장	빠르게 담아 옮길 수 있음	일반 문서, 단기 이관
박스 포장	봉인이 가능해 보안 관리에 유리함	보안 문서, 개인정보 포함 서류

100박스 이하의 소량이라면 방문 견적 없이 구두로도 진행 가능합니다. 모빌랙 분해,설치가 동반되거나 물량이 많은 경우에는 방문 견적이 필요합니다.

모빌랙 분해,이전,설치까지 한 번에

문서고나 기록실에 모빌랙(이동식 선반)이 설치되어 있는 경우, 모빌랙 분해 후 이전 공간에 재설치하는 작업이 필요합니다. 일사천리시스템은 문서이관에 따르는 모빌랙 분해,이전,설치 서비스를 함께 제공합니다.

또한 문서 보관이 필요한 경우에는 2022년 완공한 최신식 문서보관시설을 통해 서비스를 제공합니다.

일사천리시스템의 문서이관 보안 체계

일사천리시스템은 ISO-27001 정보보호인증을 보유하고 있습니다. 개인정보나 외부 유출에 주의해야하는 보안문서 이관 시에는 작업자 보안 협약서 작성 및 교육을 통해 보안 규정을 준수하여 이관합니다.

정부 부처, 공공기관, 병원, 금융기관, 방송국, 대학교 등 다양한 기관의 문서이관 실적을 보유하고 있습니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1. 문서이관은 며칠 전까지 연락해야 하나요?

A. 단순 이관이라면 3일 전에 연락해 주시면 됩니다. 모빌랙 이전,설치 및 보관이 병행되는 경우에는 1주일 전에는 연락을 주시는 것이 좋습니다.

Q2. 폐기 예정 문서도 함께 처리할 수 있나요?

A. 네, 가능합니다. 보존기한이 지난 문서는 이관과 동시에 보안 파쇄로 처리할 수 있습니다. 폐기 문서와 이관 문서를 사전에 정확히 구분해 주셔야 작업이 원활합니다.

Q3. 1톤 트럭과 5톤 트럭에는 몇 박스가 실리나요?

A. 라면박스 기준으로 5톤 차량에는 300박스, 1톤 차량에는 60박스 정도가 적재됩니다.

Q4. 방문 견적이 꼭 필요한가요?

A. 100박스 이하 소량의 경우에는 구두 상담만으로도 충분합니다. 물량이 많거나 모빌랙 분해,설치 등 부가 작업이 동반되는 경우에는 방문 견적 후 안내해 드립니다.

Q5. 병원 의료차트도 이관이 가능한가요?

A. 네, 가능합니다. 의료차트는 보안 문서로 분류되어 박스 포장 및 봉인 처리 후 이관합니다. 이관 완료 후 수량 검수까지 진행합니다.

문서이관, 분류 체계와 보안이 핵심입니다

문서이관에서 가장 중요한 두 가지는 ‘이관 후에도 찾을 수 있는가’와 ‘이관 과정에서 유출되지 않는가’입니다. 이 두 가지를 보장하는 전문 업체에 맡겨야 합니다.

일사천리시스템은 ISO-27001 정보보호인증을 바탕으로, 분류 체계 유지,보안 협약서,수량 검수를 포함한 문서이관 서비스를 제공합니다.